كيف تُصدر فاتورة إلكترونية في السعودية؟ طريقة العمل خطوة بخطوة
طريقة عمل فاتورة إلكترونية متوافقة مع متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك: أي نوع فاتورة تحتاج، وما الذي يجب أن تحتويه، وكيف تصدرها، وما يحدث بعد الإصدار.
تحتاج أن تُصدر فاتورة لعميلك، وتريدها صحيحة نظاماً. منذ ٤ ديسمبر ٢٠٢١ لم يعد هذا اختياراً بين الورق والإلكتروني: جميع المكلفين المقيمين الخاضعين لضريبة القيمة المضافة ملزمون بإصدار فواتيرهم وإشعاراتها وحفظها عبر حل فوترة إلكتروني متوافق مع متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.
هذا الدليل عملي: أي فاتورة تحتاج، وما الذي يجب أن تحتويه، وكيف تصدرها خطوة بخطوة، وما يحدث بعد الإصدار.
ما الذي يُعد فاتورة إلكترونية — وما الذي لا يُعد
الفاتورة الإلكترونية ليست أي فاتورة تصل بالبريد الإلكتروني. هي فاتورة أُنشئت وحُفظت عبر حل إلكتروني متوافق، بحقولها المطلوبة. وعليه:
- فاتورة مكتوبة بخط اليد، أو ورقية مصوّرة: ليست فاتورة إلكترونية.
- ملف وورد أو إكسل، أو PDF يُعدَّل يدوياً لكل عميل: ليست فاتورة إلكترونية.
- فاتورة صادرة من نظام فوترة متوافق، برمز الاستجابة السريعة وحقولها المكتملة: هذه هي.
والفرق ليس شكلياً: مخالفة عدم إصدار الفواتير الإلكترونية تبدأ بغرامة ٥٬٠٠٠ ريال.
الخطوة الأولى: حدّد أي فاتورة تحتاج
نوع عميلك يحدد نوع الفاتورة — وليس اختيارك:
| الفاتورة الضريبية | الفاتورة الضريبية المبسطة | |
|---|---|---|
| تُصدر لـ | المنشآت والجهات (B2B) | المستهلك النهائي (B2C) |
| أبرز ما يجب أن تتضمنه | الرقم الضريبي للمشتري | رمز الاستجابة السريعة |
| بعد الإصدار (للمشمولين بالمرحلة الثانية) | تُعتمد من منصة فاتورة قبل تسليمها | تُسلَّم فوراً ويُبلَّغ عنها خلال ٢٤ ساعة |
إن كنت تبيع للمنشآت والمستهلكين معاً، فستحتاج النوعين — وحلّ الفوترة الجيد يصدر النوع الصحيح تلقائياً بحسب بيانات العميل. التفصيل الكامل في الفرق بين الفاتورة الضريبية والمبسطة وشروط كل منهما؛ الجدول أعلاه يكفي لإصدار فاتورتك الأولى.
الخطوة الثانية: جهّز البيانات قبل أن تفتح شاشة الفاتورة
أكثر ما يعطّل الإصدار ليس النظام، بل البيانات الناقصة:
بيانات منشأتك — الاسم النظامي والرقم الضريبي وعنوان المنشأة. تُدخلها مرة واحدة في إعدادات الحل وتظهر بعدها في كل فاتورة.
بيانات عميلك — إن كانت الفاتورة ضريبية (لمنشأة)، فالرقم الضريبي للمشتري مطلوب؛ وعدم إدراجه مخالفة تبدأ بتنبيه من الهيئة. اطلبه من عميلك قبل الإصدار، لا بعده.
تفاصيل البيع — الأصناف، والكميات، والأسعار، ونسبة الضريبة المطبقة على كل بند.
الخطوة الثالثة: أنشئ الفاتورة — ودع الحل يتكفل بالباقي
في حل فوترة متوافق، إصدار الفاتورة نفسه هو الجزء السهل: تختار العميل، وتضيف البنود، وتصدر. ما لا تراه هو ما يجعلها صحيحة:
- احتساب الضريبة لكل بند وللإجمالي.
- رمز الاستجابة السريعة يُولَّد ويُدرج في الفاتورة المبسطة تلقائياً — وغيابه مخالفة.
- الصيغة المطلوبة والحقول الإضافية التي تفرضها المرحلة الثانية على المنشآت المشمولة، يبنيها الحل دون أن تُدخلها يدوياً.
إن كان حلّك الحالي يتطلب منك توليد رمز الاستجابة السريعة بنفسك، أو نسخ الفاتورة إلى قالب آخر قبل إرسالها، فهذه علامة على أنه ليس حلاً متوافقاً — بل قالب بواجهة أجمل. وإن كنت تقارن الحلول الآن، فهذه قائمة تحقق من ثمانية أسئلة لاختيار برنامج الفاتورة الإلكترونية.
الخطوة الرابعة: ما يحدث بعد الإصدار
يعتمد على وضع منشأتك في مراحل الفوترة الإلكترونية:
إن لم تصلك موجة ربط بعد (المرحلة الأولى فقط): التزامك هو الإصدار والحفظ إلكترونياً عبر الحل المتوافق. لا إرسال إلى الهيئة بعد.
إن كانت منشأتك مشمولة في المرحلة الثانية: فواتيرك تمر عبر منصة فاتورة — الضريبية تُعتمد قبل تسليمها للمشتري، والمبسطة يُبلَّغ عنها خلال ٢٤ ساعة. وإذا انقطع الاتصال، تُحفظ الفواتير في قائمة انتظار ويستمر الإصدار، ثم يتم الإبلاغ بعد عودة الاتصال.
الموجة الأحدث إعلاناً هي الموجة ٢٥: تشمل كل منشأة تجاوزت إيراداتها الخاضعة للضريبة ١٨٧٬٥٠٠ ريال في أي من الأعوام ٢٠٢٢ إلى ٢٠٢٥، وموعد ربطها ١ فبراير ٢٠٢٧. إن كنت قريباً من هذا الحد، فاقرأ دليل ربط الفاتورة الإلكترونية مع هيئة الزكاة — فاختيارك لحل الفوترة اليوم يحدد ما إذا كان الربط لاحقاً خطوة أم مشروعاً.
أصدرت فاتورة بخطأ؟ لا تحذفها
هذا أكثر خطأ يكلّف المنشآت الجديدة على الفوترة الإلكترونية: حذف أو تعديل الفاتورة بعد إصدارها مخالفة تبدأ غرامتها بـ ١٠٬٠٠٠ ريال — أعلى من غرامة عدم الإصدار نفسها.
التصحيح النظامي يكون بإصدار إشعار دائن (لتخفيض قيمة أو إلغاء فاتورة) أو إشعار مدين (لزيادتها)، مرتبط بالفاتورة الأصلية. الفاتورة الخاطئة تبقى في السجل، والإشعار يصحح أثرها — وهذا بالضبط ما صُمم الحل المتوافق ليفعله بنقرة.
أين يقع efatura من هذا
منصة efatura تُصدر النوعين — الفاتورة الضريبية والمبسطة — بحقولهما المطلوبة ورمز الاستجابة السريعة، وتحتسب الضريبة، وتُنشئ الإشعارات الدائنة والمدينة المرتبطة بفواتيرها. وللمنشآت المشمولة بالمرحلة الثانية، تبني الفاتورة بالصيغة المطلوبة وتتولى الإرسال إلى منصة فاتورة، وتعرض سبب الرفض كما ورد من الهيئة إن رُفضت فاتورة.
يمكنك الاطلاع على الباقات والأسعار أو مقارنة حدود كل باقة — الإصدار يبدأ من اليوم نفسه.
هذا الدليل للتعريف العام ولا يُغني عن الاستشارة الضريبية. المصدر في التواريخ والحدود والغرامات هو هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، وقد جرى التحقق منه في ٢٧ أغسطس ٢٠٢٦. راجع موقع الهيئة للاطلاع على أحدث ما يصدر.